67% cuộc họp được coi là hoàn toàn lãng phí thời gian
(Đây là cách các cuộc họp của 1% khách hàng tiềm năng hàng đầu)...
8 bước để nâng cao trò chơi cuộc họp của bạn:
Bước 1: Biết lý do bạn tổ chức một cuộc họp
- Quyết định xem cuộc họp của bạn là để đưa ra quyết định, tìm giải pháp hay chia sẻ thông tin.
- Hiểu mục đích của cuộc họp và những gì bạn đang cố gắng đạt được.
- Nếu cuộc họp của bạn không phù hợp với những hạng mục này hoặc có mục đích rõ ràng, hãy xem xét lại nếu cần thiết!
Bước 2: Lập kế hoạch rõ ràng
- Liệt kê những nội dung bạn muốn đề cập (các mục trong chương trình nghị sự) dựa trên mục đích của cuộc họp.
- Ước tính và phân bổ thời gian cho từng nội dung chương trình.
- Quyết định ai cần tham dự và ai chịu trách nhiệm cho từng hạng mục. Chỉ mời những người CẦN có mặt ở đó.
Bước 3: Chuẩn bị nội dung nói chuyện của bạn
- Thu thập các số liệu, thông tin có thể sử dụng được. Nếu bạn không có dữ liệu để xem xét thì đừng lên lịch cuộc họp cho đến khi bạn có được.
- Chuẩn bị các gạch đầu dòng hoặc hỗ trợ trực quan cho từng nội dung trong chương trình nghị sự.
- Chuẩn bị các ví dụ cho cuộc họp để hỗ trợ quan điểm của bạn.
Bước 4: Giúp người tham gia chuẩn bị
- Đảm bảo rằng mọi người đều biết mục đích/mục tiêu của cuộc họp.
- Phân phát các tài liệu liên quan ít nhất 24 giờ trước cuộc họp.
- Đảm bảo người tham gia đã chuẩn bị sẵn bằng cách cung cấp trước cho họ bối cảnh.
Bước 5: Tiến hành cuộc họp
- Hãy dành thời gian để mở đầu cuộc họp của bạn một cách hợp lý. Một lời mở đầu mạnh mẽ và rõ ràng sẽ giúp cuộc họp thành công.
- Tổ chức các cuộc thảo luận cần thiết theo đúng thời gian được phân bổ cho từng nội dung chương trình.
- Ghi chép rõ ràng các quyết định đã đưa ra và các hành động đã được thống nhất.
- Đỗ đồ ở bãi đậu xe. Đây là những ý tưởng, cuộc trò chuyện quan trọng, v.v. cần được giải quyết—nhưng không phải tại cuộc họp này.
Bước 6: Tóm tắt và theo dõi
- Cuối cuộc họp tổng kết lại các quyết định và hành động quan trọng.
- Mọi hành động đều cần được trình bày rõ ràng, ghi lại và xác nhận. Mỗi mục hành động cần có ba điều: 1) Khả năng thực hiện rõ ràng; 2) Chủ sở hữu; và 3) Ngày đáo hạn.
- Đảm bảo giải quyết các bước tiếp theo cho các hạng mục trong bãi đỗ xe.
- Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp là theo dõi các mục hành động! Họ có thể ủy quyền, nhưng nhiệm vụ của họ là đảm bảo việc theo dõi diễn ra.
Bước 7: Đánh giá
- Hãy dành năm phút vào cuối cuộc họp để đánh giá nhanh.
- Đơn giản chỉ cần hỏi những người tham dự: Điều gì đã diễn ra tốt đẹp trong cuộc họp này? và Lần sau chúng ta có thể làm gì khác đi?
Bạn có sử dụng các bước này trong cuộc họp của mình không?
♻️ Chia sẻ điều này để giúp những người khác trong mạng lưới của bạn tổ chức những cuộc họp tuyệt vời
Rob Dance
—-/$/—-
67% of meetings are seen as a complete waste of time
(This is how the top 1% lead meetings)...
8 steps to elevate your meeting game:
Step 1: Know why you’re holding a meeting
- Decide if your meeting is for decision-making, finding solutions, or sharing information.
- Understand the purpose of the meeting and what you are trying to accomplish.
- If your meeting doesn't fit these categories or have a clear purpose, reconsider if it’s needed at all!
Step 2: Craft a clear agenda
- List what you want to cover (the agenda items) based on the meeting’s purpose.
- Estimate and allocate time for each agenda item.
- Decide who needs to attend and who is responsible for each item. Only invite people who NEED to be there.
Step 3: Prepare your talking points
- Collect the data and facts that can be used. If you do not have the data to consider then do not schedule the meeting until you do.
- Prepare bullet points or visual aids for each agenda item.
- Prepare examples for the meeting to support your points.
Step 4: Help your participants prepare, too
- Ensure that everyone knows the purpose/objective of the meeting.
- Distribute relevant documents at least 24hrs before the meeting.
- Ensure participants come prepared by giving them context beforehand.
Step 5: Carry out the meeting
- Take the time to open your meeting properly. A strong and clear opening sets the meeting up for success.
- Have the necessary discussions sticking to the allocated time for each agenda item.
- Take robust notes of the decisions made, and the actions agreed.
- Park things in a parking lot. These are important ideas, conversations, etc. that need to be addressed—but not at this meeting.
Step 6: Recap and follow up
- At the end of the meeting recap the key decisions and the actions.
- Every action item needs to be articulated, recorded, and confirmed. Every action item needs three things: 1) Clear deliverable; 2) Owner; and 3) Due date.
- Be sure to address next steps for parking lot items.
- It is the meeting leader’s responsibility to follow up on action items! They may delegate, but it is their job to make sure follow-up happens.
Step 7: Evaluation
- Take five minutes at the end of your meeting to do a quick evaluation.
- Simply ask the attendees: What worked well with this meeting? and What could we do differently next time?
Do you use these steps in your meetings?
♻️ Share this to help others in your network deliver awesome meetings
Rob Dance
#r2ceo